Use-Case · Bestell- & Rechnungsabwicklung
Damit die Kreditorenbuchhaltung den Vorgang zuordnen kann, muss die richtige Bestellreferenz am richtigen Beleg stehen. PROWERB prüft die Zuordnung und veranlasst die abgestimmte Korrektur.
Rechnungsnummer und Auftrag eindeutig zuordnen.
Die vom Kunden freigegebene PO-Nummer mit dem Vorgang abgleichen.
Den korrigierten Beleg über den vereinbarten Weg zurückgeben.
Werbemittel bestellt das Marketing, eine Niederlassung, ein Handelspartner. Bezahlt wird zentral: Die Kreditorenbuchhaltung ordnet jede Eingangsrechnung einer Bestellnummer zu. Fehlt die PO-Referenz auf dem Beleg — weil die Bestellung vor der PO ausgelöst wurde oder die Nummer erst nachträglich vergeben wird —, fällt die Rechnung aus dem Workflow.
Der Beleg geht in Klärung, das Zahlungsziel läuft weiter, auf beiden Seiten entstehen Rückfragen. In dezentralen Organisationen mit vielen bestellenden Einheiten passiert das nicht einmal, sondern laufend.
Im betreuten Shopbetrieb wird die PO-Korrektur dem Originalauftrag und der Rechnung zugeordnet. Das Team prüft Besteller, Kostenstelle und Berechtigung, bevor die vereinbarte Belegkorrektur an den vorgesehenen Rechnungseingang geht.
Beispiel: Die Kreditorenbuchhaltung reicht zu einer Rechnung eine PO nach, die zu einer anderen Kostenstelle gehört. Vor der Korrektur muss der Bezug zum Originalauftrag geklärt werden; die nachgereichte Nummer allein reicht nicht. Für Ihren Prozess vereinbaren Sie, wer auf Auftraggeberseite diese Zuordnung bestätigt. Nach der Prüfung gehen korrigierter Beleg und dokumentierter Ursprungsbezug an die festgelegte Rechnungseingangsadresse. Damit ist die Korrektur übergeben; die Zahlung bleibt ein nachgelagerter Schritt.
Die Korrekturanforderung kommt über den Shop, das betreute Postfach oder direkt aus der Kreditorenbuchhaltung — mit Rechnungsnummer und nachzutragender PO.
Abgleich gegen Auftrags- und Bestelldaten in PROWERB Core: Gehört die PO zum Vorgang, zum Besteller, zur Kostenstelle?
Nach Freigabe der Zuordnung wird die Korrektur im vereinbarten Rechnungsprozess erstellt, etwa als ergänzter oder korrigierter Beleg. Ursprungsbezug und Änderung bleiben dokumentiert; die konkrete Belegform wird vorab abgestimmt.
Versand an die Rechnungseingangsadresse des Kunden — auf Wunsch parallel zur Information an den Besteller.
Der Vorgang bleibt im System dokumentiert und taucht im Reporting auf — nicht im E-Mail-Archiv einzelner Postfächer.
Bei einem mittelständischen Industriehersteller, dessen Werbemittel-Shop Prowerb im Vollbetrieb führt, gehört die Ergänzung von PO-Nummern zu den häufigsten Belegkorrekturen — als Formularprozess standardisiert, nicht als Ausnahme geduldet.
Für Renault wickelt Prowerb im Shop-Regelbetrieb Rechnungskorrekturen und Gutschriften ab, für Oatly die Rechnungs- und Gutschriftsabwicklung hinter dem Werbemittel-Shop. Das Muster ist überall dasselbe: Je klarer der Korrekturweg, desto schneller läuft die Rechnung durch den Kreditorenworkflow des Kunden.
Über den Shop, das betreute Postfach oder direkt aus Ihrer Kreditorenbuchhaltung — mit Rechnungsnummer und der nachzutragenden PO. Mehr braucht es nicht, um den Vorgang anzustoßen; der Korrekturweg ist bei jedem Shop-Mandat gleich aufgebaut.
Nach Freigabe der Zuordnung wird die Korrektur im vereinbarten Rechnungsprozess erstellt, etwa als ergänzter oder korrigierter Beleg. Ursprungsbezug und Änderung bleiben dokumentiert; die konkrete Belegform wird vorab abgestimmt.
Nein. Die korrigierte Rechnung geht direkt an die Rechnungseingangsadresse Ihres Unternehmens — auf Wunsch parallel mit einer Information an den Besteller. Die Abwicklung läuft im Namen Ihrer Marke, ohne dass der Fachbereich etwas koordinieren muss.
Ein Standardvorgang. Prowerb betreibt mehr als 50 aktive Kunden-eShops, und Bestell-, Rechnungs- und Gutschriftabwicklung gehören zum Betrieb dazu — für Renault etwa Rechnungskorrekturen und Gutschriften im Shop-Regelbetrieb, für Oatly die Rechnungs- und Gutschriftsabwicklung hinter dem Werbemittel-Shop.
Jeder Vorgang bleibt im System dokumentiert und taucht im Reporting auf — nicht im E-Mail-Archiv einzelner Postfächer. Bei Fragen haben Sie einen festen Ansprechpartner statt eines Callcenters.
Im Briefing zeigen wir, wie Bestell- und Rechnungsabwicklung im Shop-Regelbetrieb aussieht — inklusive der Standardvorgänge, die anderswo Sonderfälle sind. Eine konkrete Ausgangslage genügt; den Rest strukturieren wir.
