Bestelleingang, Bestätigung, Rechnung, Gutschrift, PO-Referenz: Prowerb betreibt für Kundenmarken nicht nur den Werbemittel-Shop, sondern die vollständige kaufmännische Abwicklung dahinter. Mehr als 50 aktive Kunden-Shops laufen heute auf diesem Fundament — geführt in einem eigenen System, das Auftrag, Bestand und Beleg gemeinsam hält. Was im Frontend nach einem Klick aussieht, ist im Hintergrund ein Regelbetrieb, der jeden Tag stimmen muss.
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Diese Seite ordnet Bestelleingang, Rechnung und Rückfragen im Überblick ein. Fehlt eine Bestellreferenz, wird sie mit dem Auftraggeber abgeglichen. Vor einer Änderung werden Belegstatus, erlaubter Korrekturweg und Freigabe geprüft; bereits gebuchte Belege werden nicht still überschrieben. Order-to-Cash erklärt die gesamte Prozesskette.
Ein Auftrag ist ausgeführt, aber der Rechnungsempfänger kann den Beleg nicht zuordnen. Im Beispiel wird die erforderliche Referenz bereits beim Bestelleingang geprüft. Muss später korrigiert werden, bleibt die Änderung mit Auftrag und ursprünglichem Beleg verbunden, statt eine zweite unabhängige Rechnung auszulösen.
Rechnungsempfänger, Bestellreferenz und vereinbarte Konditionen zusammen betrachten. Fehlende Angaben werden vor der Belegerstellung geklärt.
Positionen und Mengen mit der tatsächlich bestätigten Leistung abgleichen. Teilvorgänge bleiben am Gesamtauftrag nachvollziehbar.
Den vereinbarten Korrekturweg dokumentieren und dem zuständigen Empfänger zurückmelden. Der ursprüngliche Vorgang bleibt auffindbar.
Die kaufmännische Abwicklung eines Werbemittel-Shops ist formulargetrieben und wiederholt sich täglich. Genau dafür ist sie bei Prowerb als Standardprozess aufgesetzt — nicht als Ausnahmebearbeitung.
Die Schritte ordnen Bestellstatus, Warenleistung und Beleg ein. Fehler und Änderungswünsche werden vor Abschluss mit der zuständigen Stelle geklärt.
Bestellung aus dem Kunden-Shop oder per Katalogbestelldatei — mit automatischer Bestandsprüfung im ERP.
Auftragsbestätigung an den Besteller. Änderungen und Stornierungen laufen über denselben Vorgang, nicht über ein zweites Ticket.
Kommissionierung, Verpackung, Versand aus dem eigenen Lager — jede Bewegung in Echtzeit gebucht.
Rechnungsstellung mit PO-Referenz, konsistent zu Auftrag und Lieferung, weil alle drei aus demselben Datenstand kommen.
Rechnungskorrekturen und Gutschriften als Standard-Meldeprozesse — gegen den Ursprungsbeleg, ohne Suchaufwand.
Order-to-Cash: ein geschlossener Kreislauf
Jeder Schritt im selben ERP gebucht — kein Medienbruch, keine Übergabe.
> 2 Mio. Sendungen im Jahrüber dieselben Dauerprozesse
Die Darstellung ordnet die wiederkehrenden Prozessschritte. Entscheidend ist die durchgängige Buchung ohne manuelle Übergabe.
Auftrag, Bestandsbewegung und Beleg werden über gemeinsame Referenzen abgeglichen. Fehlen Daten oder widersprechen sich Mengen, erhält der Vorgang einen Klärweg mit verantwortlicher Stelle. Kundensysteme und Buchhaltung können beteiligt sein; Datenübergabe und Rückmeldung werden dafür vereinbart.
Die Bestell- und Rechnungsabwicklung ist selten spektakulär — und genau daran lässt sie sich messen: an Konten, die über Jahre sauber laufen.
Weil die Bestellreferenz im Einkaufssystem des Kunden oft erst nach der Shop-Bestellung entsteht. Prowerb führt die Nachmeldung als Standardprozess: Die PO-Nummer wird ergänzt und die Rechnung korrigiert neu gestellt.
Ja. Änderungen und Stornierungen sind dokumentierte Standardvorgänge und werden im selben Auftrag geführt — je nach Bearbeitungsstand der Kommissionierung.
Über Katalogbestelldateien: eine standardisierte Datei, die importiert, geprüft und als Einzelaufträge verbucht wird. Das ist der übliche Weg, wenn viele Positionen auf einmal kommen.
Die MEP-Plattform bindet bestehende Shops, ERP- und WMS-Systeme an. Die Übertragungswege reichen je nach Kunde vom strukturierten Dateiaustausch bis zur Direktanbindung — der passende Weg wird im Onboarding festgelegt.
Das Account-Management arbeitet in drei Ebenen: Key Account Management als strategische Anlaufstelle, Aktions-Steuerung für Kampagnen und das Fulfillment-Team für operatives Handling, IT und Disposition. Kaufmännische Klärfälle landen dort, wo der Beleg geführt wird.
Schildern Sie kurz Shop, Bestellwege und Rechnungsanforderungen — etwa PO-Pflicht, Gutschriftprozesse oder Sammelbestellungen. Wir zeigen, wie die Abwicklung bei Prowerb aufgesetzt würde.
