Budgets und Kostenstellen direkt im Bestellprozess.
Wer für ein Unternehmen bestellt, braucht mehr als einen Preis im Warenkorb. Die Bestellung muss zur richtigen Kostenstelle gehören, verfügbare Budgets berücksichtigen und die vorgesehenen Einkaufsregeln einhalten.
Kostenstelle Technik
NL-1100
- Budget im Beispielzeitraum
- 20.000,00 €
- Bereits verwendet
- 4.000,00 €
- Für andere Bedarfe reserviert
- 1.000,00 €
- Noch verfügbar
- 15.000,00 €
- Dieser Bedarf
- 14.800,00 €
- Danach verbleibend
- 200,00 €
Budget passt. Freigabe ist erforderlich.
Der Bedarf liegt im verfügbaren Budget.
Der Betrag liegt über der Freigabegrenze von 500 €.
Budget und Freigabegrenze sind zwei unterschiedliche Regeln. Im Beispiel muss die verantwortliche Person trotz ausreichendem Budget entscheiden.
Freigabeanfrage ansehenMit Agora verbinden wir diese Regeln mit dem Shop. Käufer sehen, welche Zuordnung für ihren Bedarf gilt, welches Prüfergebnis vorliegt und wie es weitergeht. Für Ihren Shop richten wir die Abläufe passend zu Ihrer Organisation ein.
So kommt der Bedarf zum richtigen nächsten Schritt.
Bedarf im Shop zusammenstellen
Der Käufer wählt die benötigten Artikel. Sortiment und Rolle bilden den Rahmen; die Bestellpositionen bleiben im weiteren Ablauf sichtbar.
Die Kostenstelle zuordnen
Der Vorgang erhält die für den Einkauf vorgesehene Kostenstelle. Welche Zuordnungen ein Nutzer sieht und welche Auswahl er treffen kann, wird für den Shop festgelegt.
Die Einkaufsregel prüfen
Agora berücksichtigt die eingerichteten Budgets und Schwellenwerte. Das Prüfergebnis erklärt, was für diesen Bedarf gilt. So ist die Regel direkt an der Bestellung verständlich.
Verständlich weiterarbeiten
Je nach eingerichteter Regel kann der Käufer den vorgesehenen Bestellschritt fortsetzen, seinen Bedarf anpassen oder eine Freigabe anstoßen. Im Freigabefall bleibt der Bezug zu den Positionen und zur Kostenstelle erhalten.
Budget und Freigabe haben unterschiedliche Aufgaben.
Eine Budgetregel prüft die finanzielle Vorgabe für den Bedarf. Eine Freigabe regelt, wer eine Entscheidung treffen muss. Beides lässt sich im Bestellprozess zusammenführen. Ein ausreichend gedeckter Bedarf kann trotzdem oberhalb einer festgelegten Freigabegrenze liegen. Umgekehrt macht eine erforderliche Freigabe ein überschrittenes Budget nicht automatisch verfügbar. Welche Entscheidung im jeweiligen Fall zulässig ist, gehört zur Einrichtung Ihres Shops.
Diese Fragen klären wir für Ihren Shop.
Wir entwickeln Agora als eigene Shopsoftware und bauen darauf Ihren Shop. Gestaltung und fachliche Abläufe werden gemeinsam ausgearbeitet; Umfang und Anbindungen legen wir im Projekt fest.
- Wie ist Ihr Einkauf organisiert?
- Firmen, Standorte und Rollen geben den Kontext für den Bestellweg vor.
- Welche Kostenstellen werden benötigt?
- Zuordnung und verfügbare Auswahl müssen für die Bestellenden verständlich sein.
- Welche Budgets und Schwellenwerte gelten?
- Die relevanten Einkaufsregeln werden für den vereinbarten Prozess festgelegt.
- Was passiert bei einer überschrittenen Grenze?
- Anpassung, Ablehnung und gegebenenfalls Freigabe brauchen einen eindeutigen Ablauf.
- Welche Daten braucht die weitere Bearbeitung?
- Der Bestellbezug und vereinbarte Übergaben an andere Systeme werden gemeinsam betrachtet.
Fragen zu Budgets und Kostenstellen.
Was ist der Unterschied zwischen Budget, Guthaben und Kontingent?
Ein Budget beschreibt den vorgesehenen finanziellen Rahmen für einen Einkauf. Shop-Guthaben zeigt verfügbare und verwendete Beträge im Shop. Kontingente und Ansprüche beschreiben, welche Mengen oder Werte einem Nutzer oder einer Gruppe zur Verfügung stehen. Die sinnvolle Kombination hängt vom Bestellmodell ab.
Kann ein Bedarf trotz ausreichendem Budget eine Freigabe benötigen?
Ja, wenn dafür im Shop eine entsprechende Regel vorgesehen ist. Budgetprüfung und Freigabegrenze beantworten unterschiedliche Fragen. Wir legen gemeinsam fest, wann eine Entscheidung der verantwortlichen Person benötigt wird.
Können die Kostenstellen aus einem anderen System kommen?
Herkunft, Zuordnung und Aktualisierung der Daten werden für Ihr Projekt vereinbart. Die Schnittstellen-Seite erklärt die Fragen, die für diese Datenübergabe zu klären sind.
Können wir den Ablauf an unseren Einkauf anpassen?
Ja. Wir besprechen Ihre Rollen, Kostenstellen und Einkaufsregeln und erarbeiten daraus den vorgesehenen Bestellablauf auf Agora. Umfang, Anbindungen und Verantwortlichkeiten werden Bestandteil des Projekts.
Passt zu Ihrem Prozess.
Wie soll Ihr Einkauf funktionieren?
Zeigen Sie uns, wie Bedarf, Budget und Freigabe heute zusammenlaufen. Wir besprechen, wie Ihr eigener Shop auf Agora diesen Prozess abbilden kann.
Shop-Projekt besprechen