Ein VIP-Portal zeigt Einladenden den Stand ihrer Kontingente und Rückmeldungen. Gäste nehmen eine Einladung an oder sagen ab und ergänzen die benötigten Angaben. PROWERB stimmt Portal, Datenwege und Betreuung ab; operative Ticketzuteilung und Akkreditierung werden als eigene Aufgaben vereinbart.
Weiterlesen →Seit 1979 · über 1.000 Aktionen pro Jahr · ISO 9001 & 14001 · EcoVadis Silber
Einladungsmanagement heißt: Zusagen aus drei Kanälen, Gästenamen, die sich bis zum Vortag ändern, Begleitpersonen, Absagen, Nachrücker — und jeder einzelne Vorgang betrifft Personen, die für die Marke zählen. In CC-Postfächern und geteilten Tabellen geht das gut, bis es nicht mehr gut geht. Ein Portal macht aus verstreuter Korrespondenz einen Prozess: jede Einladung, jede Rückmeldung, jeder Gästename an einem Ort, mit einem Stand, auf den sich alle Beteiligten verlassen können.
Beispiel: Die einladende Person sieht, welche Plätze zugesagt und welche Angaben noch offen sind. Der Gast sieht seine Einladung, meldet Teilnahme und Begleitperson zurück und erhält die freigegebenen Unterlagen. Eine späte Namensänderung wird geprüft, bevor die neue Liste an den Veranstalter geht.
Kontingent, Antwortstatus und offene Angaben überblicken.
Einladung beantworten, Angaben ergänzen und Unterlagen abrufen.
Ein VIP-Portal von Prowerb ist kein Software-Abo, sondern ein betriebener Service. Der Umfang wird je Anlass konfiguriert — von der einmaligen Einladungsaktion bis zum ganzjährigen Hospitality-Programm.
Die Technik hinter unseren VIP-Portalen stammt aus der eigenen Entwicklung im Digital Hub Düsseldorf — aufgebaut und im Einsatz unter anderem für Bitburger. Sie läuft nicht isoliert: Bestände, Versand und Buchungen laufen über PROWERB Core, das eigene ERP- und Lagersystem. Und weil Software allein keine Rückfragen beantwortet, gehört der Betrieb dazu: Ein festes Team bestätigt Zusagen, klärt Änderungen und hält die Gästeliste belastbar — im Hintergrund, unter Ihrer Marke. Prowerb tritt nicht in Erscheinung.
Drei Beispiele aus dem laufenden Betrieb:
VIP-Portale docken an die Leistungen an, die den Anlass tragen — vom Ticketing bis zur Händlersteuerung.
Für alles, wo Einladungen auf Kontingente treffen: Stadion-Hospitality, Marken-Events, Jubiläen, Gewinner-Einladungen aus Promotions. Das Portal wird je Anlass konfiguriert — einmalig oder ganzjährig.
Prowerb. Das Portal trägt Ihren Auftritt, die Kommunikation läuft in Ihrem Namen. Betrieb, Pflege und Rückfragen-Bearbeitung liegen bei uns — Sie behalten jederzeit den Stand jeder Einladung im Blick.
Sie bleiben zweckgebunden beim Anlass. Verarbeitung nach DSGVO, mit extern bestelltem Datenschutzbeauftragten.
Ja. Der Versand läuft aus dem eigenen Lager, mit Avisierung, Sendungsverfolgung und Klärfall-Management — dieselbe Logistik, die auch Werbemittel- und Promotion-Sendungen bewegt.
Das hängt an Kontingentlogik, Datenanbindung und Umfang. Die Portal-Technik existiert und wird je Kunde konfiguriert — den konkreten Zeitplan klären wir im Briefing.
Gästezahl, Termin, Kontingentlogik — mehr braucht es für den Einstieg nicht. Das Briefing geht direkt an das Team, das VIP-Portale betreibt.
