Eine VIP-Einladung ist ein Markenversprechen: Wer zusagt, steht am Einlass auf der Liste — mit korrektem Namen, gültiger Akkreditierung, allen Unterlagen. Prowerb betreibt diesen Prozess für Marken: Einladungsrücklauf, Gästelisten, Akkreditierungsdaten, Zusagen, Erinnerungen. Der Gast korrespondiert mit der Marke. Den Betrieb dahinter übernehmen wir.
Seit 1979 · über 1.000 Aktionen pro Jahr · ISO 9001 & 14001 · EcoVadis Silber
Gästenamen kommen spät. Begleitpersonen ändern sich. Der Veranstalter will die finale Liste, das Marketing will keine Absage riskieren, und jede unbeantwortete Rückfrage eines VIP-Gastes fällt auf die einladende Marke zurück. Marketingteams sind für diese Korrespondenz nicht aufgestellt — sie planen das Event, nicht den Rücklauf. Genau dieser Rücklauf ist ein Betriebsprozess: erfassen, prüfen, bestätigen, nachfassen. Wer ihn systematisch führt, hat am Einlass keine Überraschungen.
Die Akkreditierung führt Namen, Rücklauf und Veranstalterfreigaben zum Eventtermin zusammen. Ticketing entscheidet über die verfügbaren Plätze; das VIP-Portal stellt die digitale Eingabe bereit. Stichtage, Änderungsfrist und Übergabeformat werden mit dem Veranstalter vereinbart.
Gästeliste bis zum Eventtermin
Die Fristen bestimmt der konkrete Eventplan. Nachreichungen benötigen die Zustimmung des Veranstalters; eine Portaländerung ist noch keine Akkreditierungsfreigabe.
Akkreditierungsmanagement ist Klärfall-Arbeit mit Termindruck. Der Umfang im Betrieb:
Für Coca-Cola betreibt Prowerb seit 2021 die Event-Ticketing- und Hospitality-Abwicklung — die komplette Strecke von der Ticketanfrage über Kontingent-Zuteilung und Akkreditierung bis zu Zusage, Versand und Erinnerungswesen, angebunden über Schnittstellen und eigene Tools.
VIP-Gästemanagement läuft selten allein. Meist hängt ein Event daran — mit Tickets, Equipment und Material.
Ja. Das Nachreichen von Gästenamen und Akkreditierungsdaten ist im Betrieb ein Standardvorgang. Änderungen werden erfasst, geprüft und an den Veranstalter übergeben — solange dessen Fristen es zulassen.
Prowerb — im Namen der Marke. Der Gast korrespondiert mit dem einladenden Unternehmen; den Prozess dahinter betreiben wir. Nach außen tritt ausschließlich die Marke auf.
Ja. Betrieben wird beides: Saisonbetrieb mit wiederkehrenden Spieltagen ebenso wie einzelne Veranstaltungen. Der Ablauf bleibt derselbe — Rücklauf, Kontingent, Akkreditierung, Zusage, Erinnerung.
Personenbezogene Daten werden DSGVO-konform verarbeitet; ein externer Datenschutzbeauftragter ist bestellt. Gästedaten werden ausschließlich für Akkreditierung, Versand und Erinnerung verwendet.
Die Anbindung an bestehende Systeme über Schnittstellen und eigene Tools ist gelebter Betrieb — automatisierte System-Benachrichtigungen aus Ticketing und Kontingentverwaltung laufen im selben Prozess auf.
Beschreiben Sie Anlass, Gästekreis und Zeitraum. Wir antworten mit einem konkreten Ablauf für Einladung, Akkreditierung und Erinnerungswesen.
